Entenda o que é fluxo de caixa, a sua importância e como ele pode ser adotado no trabalho

 Se você está iniciando ou aperfeiçoando a gestão de um negócio, é crucial saber o que é fluxo de caixa e como monitorá-lo, além de conhecer alguns dos seus benefícios. Assim, você terá competências para adotar as melhores práticas ao longo do expediente.

Em resumo, o correto monitoramento do fluxo de caixa gera mais segurança à gestão financeira e previsibilidade quanto às contas futuras. Também subsidia indicadores úteis e uma série de relatórios financeiros (e contábeis) que compõem a rotina de trabalho.

Pensando no tema, neste artigo, explicamos exatamente o que é fluxo de caixa, qual é a sua importância e como ele pode ser adotado no trabalho. Continue a leitura.

Entenda o que é fluxo de caixa

Quando um negócio está em funcionamento, é natural que recursos financeiros sejam movimentados — ao pagar um fornecedor, receber de um cliente ou obter um novo empréstimo. Tudo isso implica na soma de dinheiro (caixa) disponível para a empresa.

Tendo isso em vista, fica fácil entender o que significa fluxo de caixa: é exatamente o movimento referente às entradas e saídas de recursos financeiros ao longo do tempo, de modo que a empresa embolse dinheiro e também desembolse para pagar contas.

O fluxo de caixa pode ser dividido em três principais tipos, que são:

1. fluxo de caixa operacional — embolsos e desembolsos com a atividade da empresa;
2. fluxo de caixa de financiamento — entradas e saídas ligadas a crédito com terceiros;
3. fluxo de caixa de investimento — movimentações ligadas aos seus proprietários.

É preciso destacar que esse fluxo não deve correr sem registro, do contrário, o gestor pode não entender de onde os recursos financeiros estão vindo e para onde estão indo. Torna-se, então, preciso o registro rigoroso da movimentação de caixa.

Esse registro também subsidia relatórios financeiros, demonstrativos contábeis, cálculos para análise de viabilidade de novos investimentos, cálculos para entender o valor da empresa (valuation), entre outras coisas. Logo, é algo realmente importante para o trabalho.

Conheça o passo a passo para monitorar o fluxo de caixa

Felizmente, o registro do fluxo de caixa não é algo difícil, exigindo apenas alguns minutos diários do gestor. Tendo em vista sua importância, é possível dizer até que é algo bem fácil, devendo ser tratado como prioridade ao longo do expediente de trabalho.

O mais comum é que o registro seja feito em planilhas eletrônicas ou sistemas financeiros especializados. Em alguns casos, é feito em cadernos de anotação, o que não é indicado, em vista da baixa praticidade e segurança. Adiante, pontuamos o passo a passo.

Construa seu plano de contas de recebimento

O primeiro passo é a construção do plano de contas de recebimento. Ele basicamente explica suas principais fontes de receita, de modo que o lançamento futuro fique mais bem padronizado. Sem um padrão prévio, o registro fica confuso.

Comece definindo seus diferentes tipos de recebimento, que geralmente são:

• receita com serviço;
• receita com produto;
• receita não operacional.

Depois, ramifique essas receitas em subreceitas, que são itens mais específicos e fáceis de analisar. A receita com produto, por exemplo, pode vir do item A, B, C ou D. O mesmo ocorre com o serviço, que pode ser proveniente da entrega E, F ou G.

Receitas não operacionais referem-se às entradas que não estão ligadas às vendas, como novos aportes societários, ganhos com investimentos ou empréstimo bancário.

Ao concluir seu plano de contas, você terá uma estrutura de receitas e subreceitas capaz de nortear o lançamento futuro da sua entrada de caixa. Caso necessário, seu plano de contas pode ser ampliado ou atualizado a qualquer momento.

Construa seu plano de contas para pagamento

Agora, é hora de criar o plano de contas para pagamento. Esse plano resume suas saídas de caixa, de modo que todo gasto seja registrado seguindo um padrão. Novamente, é muito útil adotar uma estrutura de conta e subconta.

Comece definindo seus diferentes tipos de pagamento, por exemplo:

• desembolso com bem;
• desembolso com serviço de manutenção;
• desembolso com salário;
• desembolso não operacional.

Esses desembolsos podem ser ramificados. A saída de caixa com manutenção, por exemplo, pode ser subdividida em serviço A, B ou C. Já o desembolso com salário, pago ao empregado X, Y ou Z. Os tipos contas e subcontas variam muito de acordo com o modelo do negócio.

Desembolsos não operacionais referem-se às saídas que não estão ligadas às operações, como a distribuição de dividendos, o pagamento de juros ou prejuízos com investimentos.

Uma dica importante é priorizar a funcionalidade do seu plano de contas (de receita ou pagamentos). Concentre-se em descrições fáceis de lembrar e lançar. Se o plano ficar difícil demais, pode não ser bem seguido ou tornar o controle do fluxo muito demorado.

Registre diariamente tudo o que entra e sai do caixa

O terceiro passo é muito mais prático. Seu objetivo é registrar tudo o que entra e sai do caixa do empreendimento, de modo que o saldo em caixa (recursos financeiros disponíveis) fique sempre atualizado. Isso é essencial para o controle financeiro.

O lançamento de uma operação (de recebimento ou pagamento) deve contar com:

• data da operação (DD/MM/AAAA);
• valor da operação (geralmente em R$);
• definição de categoria e subcategoria.

Você também pode investir em informações mais específicas, de modo que, lá na frente, tenha dados mais minuciosos para avaliar sua movimentação de caixa.

No caso do desembolso, por exemplo, você também pode registrar o nome do fornecedor que está sendo pago. Além disso, pode registrar a forma de pagamento (cartão, cheque etc.) e o prazo combinado. O mesmo vale para o registro das receitas.

É crucial que o registro torne-se parte da sua rotina de trabalho. Quando o lançamento de contas se acumula, fica muito mais difícil, demorado e propenso a eventuais erros. Isso significa que tanto o gestor quanto a empresa acabam sendo prejudicados.

Avalie se seus números estão corretos

Mesmo que você se dedique diariamente ao lançamento das contas, com o tempo, é possível que existam algumas discrepâncias com relação aos números do seu controle e ao que a empresa efetivamente tem em caixa. Isso é um problema.

Seu controle de caixa e seu caixa real devem apresentar o mesmo saldo final. Se isso não ocorre, é sinal de que algo está errado. Algumas possibilidades, são:

• você deixou de realizar algum lançamento;
• um dos lançamentos foi feito de modo errado;
• alguma conta-caixa está sendo desconsiderada;
• alguém perdeu (ou, pior, desviou) dinheiro.

Essa discrepância nos números pode gerar muitos problemas. O prejuízo financeiro à empresa é um dos principais, assim como a insegurança da administração financeira e a dificuldade na construção dos relatórios contábeis.

Para evitar tal discrepância, ao final de cada dia, avalie se o saldo apresentado no seu controle financeiro e o caixa estão batendo. Se não, verifique onde está o erro e corrija isso imediatamente. Assim, você terá um controle preciso.

Aplique estrategicamente seus dados

Ao cumprir os passos anteriores, você já está realizando o controle do fluxo de caixa (e isso é ótimo. Parabéns!). Agora, é o momento de encarar o assunto como algo estratégico e utilizar as informações do caixa para tomar melhores decisões.

Ao construir um bom controle, você terá dados robustos sobre sua operação. Utilize esses dados para análises e projeções financeiras. Algumas possibilidades são:

• identificação das principais fontes de receita;
• identificação das principais fontes de despesa;
• análise das formas de pagamento;
• diagnóstico dos períodos de maior (e menor) geração de caixa;
• análise da necessidade de caixa futuro.

Nesse sentido, o último passo é transformar seus dados de movimentação do caixa em informações capazes de melhorar sua gestão, gerar insights para o futuro e potencializar a análise dos cenários competitivos. Assim, você pode ampliar seus resultados.

Veja os benefícios ligados ao fluxo de caixa

Ao ausência de um controle do fluxo de caixa é um problema. Ninguém sabe exatamente como anda a saúde financeira da empresa, para onde o dinheiro está indo e de onde ele está vindo. Isso implica insegurança e uma série de prejuízos subsequentes.

Por outro lado, o correto controle pode beneficiar a empresa, seus sócios e outras partes interessadas no negócio. Torna-se possível emitir relatórios contábeis, realizar análises do financeiro e projetar cenários. Adiante, pontuamos alguns dos principais benefícios.

Potencializa o controle financeiro

O controle financeiro é algo delicado. Sua ausência pode resultar em prejuízos ao negócio, além de desconfiança por parte dos sócios e até conflitos internos. O primeiro benefício da movimentação, então, está na melhoria dos padrões de registro do dinheiro.

Subsidia relatórios financeiros robustos

Outra vantagem é que o fluxo de caixa subsidia vários relatórios, como o demonstrativo de resultados do exercício e o balanço patrimonial, além de relatórios personalizados para a área financeira. Assim, o gestor pode ter uma visão mais profunda do empreendimento.

Facilita a projeção de cenários

Ao monitorar o caixa, fica mais fácil identificar padrões do fluxo de dinheiro ao longo do tempo. Desse modo, o gestor pode projetar as entradas e saídas do mês seguinte, além de preparar o seu caixa (o que é chamado de orçamento de caixa) para determinados eventos.

Agora você está por dentro do assunto e sabe o que é fluxo de caixa. Lembre-se que o adequado controle depende da construção do plano de contas, do compromisso diário com o lançamento das entradas e saídas financeiras e da análise do saldo em caixa. É possível, ainda, utilizar os dados da movimentações para melhorar sua estratégia competitiva.

Agora que você entende as premissas do fluxo de caixa, que tal aprofundar seu conhecimento? Baixe nosso guia completo para organização do fluxo de caixa para ampliar seu conhecimento, refinar suas práticas de controle e projeção do caixa.

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TAGS FLUXO DE CAIXA; FINANÇAS; GESTÃO FINANCEIRA